(Approuvé par la direction générale le 18 mars 2020)

1. Politique  

1. Le Centre des services communautaires Vanier adhère aux lois fédérale et provinciale gouvernant la protection de la vie privée et la protection des renseignements personnels.  
2. Le Centre s’engage à assurer l’exactitude et le caractère confidentiel des renseignements personnels qu’il obtient dans le cadre de ses activités. 
3. Le Centre maintient en place des dispositifs de sécurité sur le plan physique, technique et procédural relativement à ses bureaux et à ses installations de stockage de l’information, afin d’éviter la perte, l’emploi abusif, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels. Cette vigilance s’applique également à l’élimination ou à la destruction des renseignements personnels. 
4. Le Centre protège également les renseignements personnels en limitant leur accès uniquement aux employés, bénévoles et stagiaires qui, selon la direction du Centre, en ont besoin afin de fournir des services.
5. Le Centre s’engage à ce que la vigilance des employés pour la protection de la vie privée et de la confidentialité des personnes desservies s’exerce quotidiennement dans leurs communications professionnelles avec les clients et dans leurs communications interprofessionnelles avec leurs collègues.
6. La vigilance et la prudence des employés pour la protection de la vie privée et de la confidentialité mentionnées au point d) précédent doivent s’exercer de façon encore plus rigoureuse auprès des clients qui sont aussi des employés du Centre afin d’éviter des incidents fâcheux qui auraient un impact direct, négatif et indésirable, sur les relations et le climat de travail.

2. Définition

Renseignements personnels  : tout renseignement enregistré sous une forme quelconque relativement à une personne identifiée ou à une personne dont l’identité peut être sous-entendue ou déterminée d’après ce renseignement, à l’exclusion des renseignements touchant les contacts d’affaires (comme le nom, le titre et l’adresse commerciale). 

• Nom, adresse, date de naissance, numéro de carte santé, 
• Antécédents médicaux
• Notes cliniques suivant une visite avec un professionnel de la santé
• Rapports d’analyse de laboratoire
• Rapports du service d’urgence
• Rapports de consultation

3. Procédures 

Personne-ressource responsable de la vie privée :

La Direction des services d’aide juridique est désignée personne-ressource responsable à la vie privée et à la protection des renseignements au sein du Centre.

Responsabilités principales de la personne-ressource :

1. Faire preuve de leadership dans le programme de protection des renseignements privés
2. Faire les vérifications nécessaires
3. Mettre en œuvre les politiques et procédures
4. Aider à la formation du personnel et des bénévoles sur les questions touchant à la protection des renseignements personnels
5. Assurer la conformité aux lois pertinentes à la protection des renseignements personnels
6. Résoudre les allégations de manque de conformité
7. Se tenir à jour sur les nouvelles lois et règlements pertinents
8. viii.Assurer la liaison avec les agences gouvernementales ou le Commissaire à la protection des renseignements privés, lorsque nécessaire.

Protection de renseignements personnels :

1. Le Centre s’assure que les renseignements personnels en sa possession soient exacts, complets et à jour.
2. Le Centre conserve les renseignements personnels pendant la période où ils sont utiles aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La période de conservation varie en fonction du service et de la nature des renseignements (voir la politique sur la conservation des dossiers).
3. Il existe des procédés pour détruire, supprimer et effacer ces renseignements ou pour les convertir en un format anonyme.
4. Le Centre recueille, utilise et fournit des renseignements personnels uniquement dans des circonstances raisonnables et dans le seul but de fournir des produits, des services ou de l’information aux clients. Le client doit donner un consentement écrit pour qu’un intervenant puisse divulguer de l’information à un intervenant à l’externe ou à un proche du client 
5. Le Centre aura recours à des pratiques de collecte de renseignements personnels équitables et conformes à la loi.
6. Tous les employés, bénévoles et stagiaires du Centre doivent signer un formulaire à l’effet qu’ils ne peuvent pas partager de l’information concernant les clients du Centre.
7. Tout agent externe du Centre (ex. : concierge, intervenant d’un autre organisme qui travaille dans les bureaux du Centre) doit également signer le formulaire de confidentialité.
8. Le Centre n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins décrites et pour des raisons professionnelles et il ne vend pas, n’échange, ni ne divulgue, moyennant contrepartie, aucun renseignement personnel obtenu dans le cadre de l’offre des services et programmes.
9. Les employés, stagiaires et bénévoles du Centre ne peuvent amener des dossiers des clients ou autres documents les concernant à l’extérieur du Centre sauf dans les cas exceptionnels tels les représentations légales devant le tribunal (services d’aide juridique) ou des représentations autres nécessitant l’information.
10. Tout dossier qui doit être transféré d’un site à l’autre du Centre doit être fait par la voie du courrier interne.
11. Les renseignements personnels des personnes qui participent à un groupe ou une initiative de l’équipe de développement communautaire sont sous la responsabilité de l’employé, chargé du fonctionnement du service.  Cette information doit être gardée en tout temps sous clés dans le bureau de l’intervenant lorsqu’elle n’est pas nécessaire au bon fonctionnement du programme.  
12. Lorsqu’un intervenant communautaire offre un groupe, il doit s’assurer de faire signer le consentement concernant l’information personnelle à tous les participants.  Ce formulaire indique également l’importance de ne pas partager ce qui est discuté en groupe.
13. Lorsqu’un intervenant est responsable d’une initiative où il recueille de l’information confidentiel sur les participants, il doit s’assurer de faire signer le consentement concernant l’information personnelle à toutes ces personnes. 
14. Les documents qui contiennent des renseignements personnels doivent être détruits par une déchiqueteuse ou mis dans un contenant de recyclage fermé de type « Shred It » ou l’équivalent. Ils ne doivent pas être mis à la poubelle ou dans un bac de recyclage bleu. 
15. Si le Centre veut utiliser une photo d’un client pour une de ses publications, il doit au préalable obtenir le consentement du client.
16. Si des renseignements personnels sont volés, perdus ou ont été lus par une personne non autorisée, le Centre va en informer le client concerné par téléphone et par écrit.
17. Si un employé reçoit une assignation à témoigner concernant un client, il doit en informer immédiatement la direction générale qui, au besoin, pourrait obtenir un avis légal.

Confidentialité

1. Le Centre peut divulguer des renseignements personnels concernant un client :
1. aux autres intervenants du Centre afin de choisir les interventions appropriées ou pour d’autres raisons professionnelles;
2. à des professionnels consultants pour revoir les dossiers et évaluer la qualité des actes posés;
3. à des particuliers ou organismes qui aident le Centre à renseigner le public sur ses programmes et services;
4. à des entités légales dont les policiers si ceux-ci détiennent un mandat de la cour;
5. à des particuliers ou à des organismes qui sont nos conseillers juridiques ou des fournisseurs de services;
6. aux personnes responsables de faire la révision du Centre en vue d’obtenir l’agrément;
7. à des particuliers ou organismes qui sont impliqués dans la réorganisation corporative du Centre, le cas échéant.

2. Les renseignements personnels fournis seront divulgués seulement lorsque nécessaire.
3. Lorsque le Centre divulgue des renseignements personnels à des organisations qui dispensent des services en son nom, il exigera que ces fournisseurs de services n’utilisent ces renseignements que dans le seul but de fournir des services au Centre, au client ou à la personne en cause et qu’ils aient en place les mesures nécessaires pour la protection de ces renseignements personnels.
4. Lorsque des renseignements personnels sont susceptibles d’être transférés à une autre organisation en prévision d’un projet de fusion ou d’une réorganisation du Centre, le transfert sera effectué uniquement si les parties ont conclu une entente au titre de laquelle la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements (notamment tout renseignement personnel) se limitent aux fins de la transaction, y compris toute décision portant sur son exécution, et qu’ils ne seront invoqués par les parties que dans le but d’entreprendre et de conclure la transaction.    
5. Veuillez noter qu’il existe des situations où l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels sont justifiées ou autorisées et où le Centre est légalement tenu de divulguer des renseignements sans consentement. 

De telles circonstances peuvent comprendre les suivantes :

1. lorsque cela est requis par la loi ou par ordonnance ou exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
2. lorsque le Centre croit, avec motifs valables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
3. lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de percevoir des sommes payables au Centre;
4. lorsqu’il est nécessaire de permettre au Centre d’introduire les recours à sa disposition ou de restreindre les dommages qu’il pourrait subir; 
5. lorsque les renseignements sont publics.

6. Si le Centre est contraint ou autorisé à divulguer des renseignements sans consentement, seuls les renseignements exigés seront divulgués.
7. Les comportements suivants des employés dans leurs communications quotidiennes avec les clients ou avec les collègues permettent d’assurer la protection de la vie privée et de la confidentialité des clients :

• Le professionnel ne prend pas l’appel d’un client lorsqu’il est déjà en présence d’un autre client dans son bureau.  S’il doit absolument prendre l’appel pour une situation d’urgence, par exemple, il s’assure soit de traiter rapidement l’appel en ne donnant aucun détail permettant d’identifier la personne qui appelle soit de demander au client présent de quitter le bureau pour quelques minutes le temps de régler cet appel.
• Le professionnel qui prend un appel téléphonique d’un client s’assure de fermer la porte de son bureau avant de traiter l’appel.
• Les consultations interprofessionnelles ou discussion de cas se tiennent dans des bureaux, les portes fermées, afin d’assurer que ces conversations ne soient pas entendues.
• Les discussions interprofessionnelles sur l’état de santé ou la situation personnelle d’un client se tiennent seulement entre les professionnels concernés par le suivi du client, dans un temps et un lieu approprié; on doit éviter tout commérage inutile ou inapproprié sur l’état de santé ou la situation personnelle d’un client.  Chaque professionnel est chargé d’agir comme le gardien de cette règle et par conséquent, de rappeler à l’ordre un collègue qui y déroge.

4. Énoncé public sur la confidentialité des renseignements personnel

Le Centre affiche son intention de protéger les renseignements personnels de ses clients dans les divers sites du Centre (voir Annexe 1).